Planifier la migration

Changer d'outil collaboratif influe forcément sur l'organisation du travail au sein de la structure. Cette opération devenir très pénible si elle n'est pas préparée. À l'inverse, cette migration peut être une bonne occasion de se repencher sur les pratiques au sein de l'organisation et permettre in fine un travail plus fluide. Voici quelques conseil pour vous préparer au mieux.

Recenser les usages que vous voulez migrer : Nextcloud est un outils intégrant non seulement le partage de fichiers et l'édition collaborative mais aussi la gestion de calendrier et de contact et un chat interne. Faites votre choix dans les fonctionnalités que vous voulez utiliser.
Localiser les données : Vos données ne sont pas forcément toutes au même endroit pour l'instant. Que ce soit au sein de plusieurs logiciels différents ou dans un google drive où les documents n'ont pas tous été créés par la même personne, il est conseillé de rapatrier toutes vos données localement sur un ordinateur avant de faire la migration. Cette opération sera l'opportunité de savoir exactement quelle quantité de documents est en votre possession et peut être l'occasion de faire un peut de tri.
Communiquer sur le changement d'outil : Les membres de votre organisation doivent être au courant que leur outils va changer pour avoir le temps de se préparer.
Définissez des personnes référentes : Nous assurons un support technique pour l'utilisation de Nextcloud. En revanche, les questions posées sont souvent les mêmes et nous ne seront jamais aussi réactif que des personnes au sein de votre structure. Celles-ci seront aussi plus à même de comprendre le contexte de la demande.
Posez nous des questions : Même si ça paraît aller à l'encontre du point précédent, les personnes référentes ne doivent pas hésiter à nous poser des questions. Tout particulièrement au début, Nextcloud étant un logiciel assez complets, nous pouvons vous aider à l'utiliser plus efficacement.

Effectuer la migration

Migrer les données

Une fois que toutes les données à transférer ont été rassemblées localement, vous pouvez installer le client de synchronisation sur l'ordinateur et synchroniser le dossier avec nextcloud.

En fonction de la quantité de données et de la qualité de la connexion, cette opération peut prendre du temps.

Créer les utilisateurs et utilisatrices

En parallèle de la synchronisation vous pouvez dès à présent créer les comptes de vos utilisateurs

Configurer les postes clients

Pour les utilisateurs souhaitant synchroniser localement des documents, leur installer le client.

Quelques bonne pratiques

Ne pas modifier localement un document à plusieurs en même temps. (Dans ce cas, le client de synchronisation indiquera une erreur et demandera quel fichier conserver)
Régler au plus vite les soucis de synchronisation. Ceux-ci peuvent facilement se cumuler et devenir de plus en plus complexes à résoudre.